باید درک دقیقی از ارزش معاملاتی که در پایپ‌لاین فروش (مجموعه اقداماتی که یک نماینده فروش باید پشت سر هم طی کند تا مشتری بالقوه را به مشتری حتمی تبدیل کند) انجام می‌شوند، داشته باشید.
هر ماه چند قرارداد جدید به سرانجام می‌رسد؟ ارزش این معاملات چقدر است؟ آیا در مسیر هدف حرکت می‌کنید یا نیاز به انجام اصلاحات دارید؟برآورد موثر، شما را در پایپ‌لاین فروش و بازاریابی مطمئن می‌کند. به هر حال، تحقیقات «انجمن مدیریت فروش» آمریکا دریافته که تنها ۴۴ درصد مدیران معتقدند مدیریت پایپ‌لاین موثر است. برعکس، شرکت‌هایی که فرآیند برآورد رسمی‌تری را اجرا می‌کنند، ۲۸ درصد درآمد بیشتری نسبت به رقبا به دست می‌آورند.
مسائل مرتبط با برآورد
برآوردکردن یعنی پیش‌بینی و انجام یک سری محاسبات از قبل. وقتی پای فروش و بازاریابی به میان می‌آید، اعداد و ارقام اغلب بیش از حد رویایی و خوش‌بینانه به نظر می‌رسند. فروش و بازاریابی حوزه‌های رشد هستند و رشد، مدیران را امیدوار می‌کند. امیدواری باعث می‌شود روی قلعه‌های شنی بیش از حد حساب باز کنیم و حتی اعضای واقع‌بین تیم هم بیش از حد خوش‌بین می‌شوند و عدد و رقم‌ها را با این خوش‌بینی متناسب می‌کنند. مدیران ارشد و ذی‌نفعان، برآوردهای بیش از حد خوش‌بینانه را به چالش می‌کشند، مگر اینکه دستاورد جاه‌طلبانه‌ای پیش‌رو باشد و تعیین اهداف واقع‌گرایانه سخت شود.
از دیگر مشکلاتی که در مدل‌های برآورد فعلی وجود دارد، دشواری استفاده از اکسل برای کار مشارکتی است. شرکت‌ها اغلب برای ایجاد و تثبیت فرمول‌هایی که امکان جمع‌آوری و ترکیب منابع داده مختلف را فراهم می‌کند و نتایج را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد، به کارشناس نیاز دارند.
وقتی تیم‌ها و ذی‌نفعان متعدد درگیر هستند، کنار هم قرار دادن این پیش‌بینی‌ها و برآوردها، هفته‌ها یا ماه‌ها زمان می‌برد و به چندین نسخه از یک صفحه اکسل نیاز دارد. مرتب‌سازی این اطلاعات، می‌تواند مثل یک کابوس باشد. هیچ‌یک از راه‌هایی که گفته شد امن نیستند و یک اشتباه ساده یا حرکتی عامدانه، می‌تواند منجر به شکل‌گیری برآوردها و پیش‌بینی‌های غلط و فاجعه‌آمیزی شود.
به‌طور حتم، روش بهتری برای توسعه فرآیندها و ابزارهایی که شرکت‌ها از آن برای انجام برآوردهای دقیق‌تر و سریع‌تر از روش‌های فعلی استفاده می‌کنند، وجود دارد که در اینجا هفت مورد را بررسی می‌کنیم.
۱) ساده‌سازی جمع‌آوری داده: اعضای تیم فروش و بازاریابی شما داده‌های ارزشمندی در اختیار دارند که بخواهند به اشتراک بگذارند. این داده‌ها ممکن است پراکنده و در Inboxها، برنامه‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، صفحات اکسل و اسناد دیگر باشند. برای انجام یک برآورد دقیق، لازم است این داده‌ها از جاهای مختلف جمع‌آوری و ارزیابی شوند. برخی از آنها مفید خواهند بود و بقیه را می‌توان کنار گذاشت.
از آنجا که برآوردها معمولا فقط سالی یک بار انجام می‌شوند و یا هر ۶ ماه اصلاح و متناسب‌سازی می‌شوند، این باید یک فرآیند پیش‌بینی‌پذیر باشد. اما وقتی اضطرار پیش می‌آید، کسانی که در فرآیند برآورد مشارکت کرده‌اند، آن‌قدر که شرکت‌ها نیاز دارند، سازماندهی شده عمل نمی‌کنند.
گماشتن یک مدیر که مسوول جمع‌آوری داده باشد و از حمایت اعضای ارشد و منابع برخوردار باشد، این فرآیند را ساده‌سازی می‌کند. همچنین استفاده از نرم‌افزارهایی که امکان انتقال منابع و پیگیری مشارکت‌ها را فراهم می‌کند، نیاز به داشتن نسخه‌های متعدد از یک فایل یا بالا و پایین کردن ایمیل‌های بی‌شمار و به دنبال آن آشفتگی‌های داده را کم می‌کند.
۲) اتخاذ یک رویکرد مشارکتی: مشارکت و همکاری کلید کار است. مطمئن شوید که سیاست‌های دفتر کار و تنش‌های هر بخش، فرآیند را پیچیده نمی‌کند. هر کسی را که مسوولیتی بر عهده دارد، از همان ابتدا درگیر فرآیند کنید. همچنین دستورالعمل‌ها، انتظارات و معیارهایی که در راستای هدف هستند را به‌طور واضح تعیین کنید.
۳) برآورد را سرعت ببخشید: هر چقدر ابزارهای برآورد موثرتر و مشارکتی‌تری در اختیار داشته باشید، می‌توانید سرعت فرآیند را بالاتر ببرید. مثلا اگر محیط عملیاتی سریع تغییر کند (رکود اقتصادی اتفاق بیفتد یا یک مشتری بزرگ را از دست بدهید)، باید با چند گام یک برآورد قابل سنجش و دقیق را اصلاح و به‌روز کرد. مدیران ارشد و ذی‌نفعان نباید برای اطلاعاتی که فردا نیاز دارند، چند هفته یا چند ماه صبر کنند.
۴) کاهش سوگیری شناختی: وقتی قرار است برآورد و پیش‌بینی انجام شود، تفکر گروهی خطرناک است. هیچ‌چیز بدتر از این نیست که بگذاریم دو سه صدا که از همه بلندتر است فقط حرفشان را بزنند و نسبت به یک دستاورد مشخص برای تغییر اعداد و ارقام، سوگیری به وجود بیاید. کاهش مشکلاتی که در مورد جمع‌آوری داده وجود دارد و همکاری و تجزیه و تحلیل به تیم شما زمان بیشتری می‌دهد تا پشت صحنه اعداد و ارقام را مورد بررسی قرار دهند. در نتیجه، سوگیری نباید در پیش‌بینی‌ها و برآوردهای یک تیم نقش داشته باشد.
۵) عینک خوش‌بینی را درآورید: خوش‌بینی یا بدبینی بیش از حد، به نتیجه برآوردها لطمه می‌زند. داشتن یک رویکرد بی‌طرف نسبت به داده‌ها و اطمینان از اینکه با تیم مدیریتی مشورت لازم صورت گرفته، شانس شکست برآوردهای شما را کم می‌کند.
۶) سناریوسازی انجام دهید: چندین سناریو را برنامه‌ریزی کنید. مثلا اینکه فروش، بیشتر یا کمتر از حد انتظار شده است. برای فصول خوب و بد، برای معرفی محصول جدید یا تاخیر در معرفی محصول جدید، برنامه‌ریزی کنید. با ابزارهای درست، می‌توانید ارقام و نتایج مختلف را تست کنید و راحت‌تر بفهمید که عملکرد کسب‌وکارتان در شرایط مختلف چگونه است.
منبع: دنیای اقتصاد
