MRS رایج ترین نوع سیستم های پشتیبانی مدیریتی بعد از استقرار MIS در سازمان است. این سیستم بیشتر نیازهای اطلاعات روزانه مدیران را برای تصمیم گیری تأمین می کند. این سیستم گزارشات متنوعی تهیه کرده و در اختیار مدیران قرار میدهد. محتوی این گزارشات پیشاپیش توسط مدیران مشخص میشود و بنابر این کاملاً با نیازهای آنها تطابق دارد.
نحوه عملکرد این سیستم ها بدین صورت است که اطلاعات واقعی که توسط سیستم های پردازش عملیاتی یا TPS)ها) ایجاد شده است با اهدافی که توسط مدیران به عنوان استراتژی سازمان مشخص شده مقایسه می گردد. در حقیقت اطلاعات واقعی با شاخص های کلیدی موفقیت Critical Success Factor یا CSF ها که اهداف عملیاتی واحدها هستند مقایسه میشوند و مسائل و مشکلاتی که در رسیدن به این اهداف وجود دارد به مدیران سازمان گزارش داده میشود که بر مبنای آن بتوانند تصمیمات مقتضی را در رابطه با مشکل بوجود آمده اخذ نمایند.
این گزارشات می تواند مبنایی برای پرداخت پاداش در سازمانها قرار گیرد به این ترتیب که اگر واحدی در سازمان کارش را به موقع انجام دهد و از اهداف خود جلوتر حرکت کند لایق و مستحق پاداش بیشتری خواهد بود. باید به این نکته توجه داشت که سیستم گزارشات مدیریت MRS فقط یک سیستم گزارش ساز نیست که از اطلاعات سیستم های موجود گزارش هایی را تهیه کند و در کنار هم قرار دهد بلکه کاری بس فراتر از تهیه گزارش است. چون در این قسمت مدیر باید خیلی سریع و بدون معطلی متوجه شود که در سازمان چه اتفاقی در حال وقوع است و عملکرد واحدهای سازمان چگونه است. بعنوان مثال میتوان سازمانی را در نظر گرفت که دارای ۵ حوزه وظیفه ای شامل :
- مدیریت تکنولوژی
- مدیریت منابع مالی
- مدیریت بازاریابی
- مدیریت منابع انسانی
- مدیریت اطلاعات
در MRS طراحی شده برای این سازمان کلیه حوزه ها در مونیتور کامپیوتر قابل مشاهده میباشد (مانند صفحات اینترنت). در صورتیکه حوزه ای به اهداف تعیین شده دست پیدا کرده باشد با رنگ آبی و در صورتیکه حوزه ای به اهداف نرسیده باشد و یا تأخیری در عملکرد داشته باشد با رنگ قرمز و نارنجی به نمایش درمی آید. در اینجا مدیریت عالی سازمان متوجه میشود وضعیت حوزه های وظیفه ای سازمان چگونه می باشد.
باید توجه داشت به علت یکپارچگی و مرتبط بودن سیستم ها که از خصوصیات سیستم های جامع یکپارچه می باشد در صورت وجود اشکال یا تأخیر در یکی از حوزه ها، در حوزه دیگر هم این اشکال مشاهده میشود. در آخر مدیریت سازمان با آگاه شدن از وجود اشکال در حوزه ای از سازمان می تواند با انتخاب آن حوزه روی مونیتور وارد آن شده و متوجه شود کدام قسمت از وظایفی که قرار بوده انجام شود تحقق نیافته است و به اهداف خود نرسیده است.
بعنوان مثال اگردر حوزه منابع انسانی در قسمت جذب نیروی انسانی مشکلی وجود داشته است، حوزه منابع انسانی با رنگ قرمز در مونیتور مشخص می گردد و با وارد شدن به کلیه زیر سیستمهای آن مشاهده می گردد که یکی از قسمت های آن یعنی نیروی انسانی قرمز است. با انتخاب آن مورد براحتی میتوان دلیل بروز این مشکل را ردیابی نمود بعنوان مثلاً نبودن مجوز لازم جهت استخدام و یا نبودن تخصص لازم در بین متقاضیان استخدام می توانند یکی از مشکلات مربوطه باشد.
